В конце апреля Россия, как и многие страны, столкнувшиеся с пандемией коронавируса, была вынуждена прибегнуть к тяжелому для экономики, но эффективному с точки зрения эпидемиологии методу самоизоляции. Пока до конца апреля. Условия работы предприятий различаются в разных регионах: их власти исходят из ситуации на месте.

Но предприятия, ведомства и компании настаивают на дистанционном режиме работы сотрудников, связанных не со станками, а с компьютерами. И госучреждения, которые обязаны продолжить работу даже в «режиме выходной недели», не исключение.

Портал «Будущее России. Национальные проекты» изучил опыт федеральных ведомств и госкомпаний и выяснил, может ли целая госструктура работать на «удаленке» и для чего в стране реанимировали идею перехода на электронный документооборот и цифровую подпись.

Телефон, почта и Skype — вот мои инструменты

Переход госслужащих на цифру для оптимизации работы и эффективного взаимодействия структур — одна из задач нацпрограммы «Цифровая экономика». Но коронавирус в разы ускорил внедрение цифровых технологий в сфере госуправления.

Так что решение задачи по переводу чиновников на «удаленку» стало настоящим вызовом для ведомств, рассказали порталу «Будущее России. Национальные проекты» в пресс-службе Счетной палаты. Этот контролирующий орган с вызовом справился. Офис Счетной платы в центре Москвы сегодня почти пустой: на работу туда приезжают только дежурные по направлениям и ведомственная охрана.

«График своей удаленной работы я стараюсь максимально подстраивать под обычный. Включаю компьютер в девять утра, в середине дня делаю перерыв на обед, вечером иногда приходится работать и после 18 часов. Это, кстати, организовать на „удаленке“ даже проще, так как рабочее место всегда рядом», — говорит ведущий инспектор департамента аудита регионального развития и ЖКХ Счетной палаты Светлана Суворова.

На ее компьютере настроен доступ к внутреннему порталу, системам и почте, доступны все внешние и внутренние базы данных. «При стабильном интернет-соединении чувствуешь себя практически на работе в реальном времени», — говорит она.

Суворова работает над несколькими задачами, в том числе проверяет исполнение федерального закона «О федеральном бюджете на 2019 год и на плановый период 2020 и 2021 годов». Общение с коллегами и внешними экспертами организует в основном через рабочую почту и по телефону, объясняет она.

Что касается работы по проверке исполнения бюджета, здесь есть необходимость в использовании информационных систем ведомств, в частности Минфина.

Похожий переход на домашний режим работы произошел в большинстве государственных структур. Оператор мер поддержки экспорта Российский экспортный центр (РЭЦ) оставил в офисе только тех, кто обеспечивает жизнедеятельность структуры и проводит расчетно-кассовые операции.

Но даже в этих службах люди работают посменно, чередуясь между собой, рассказали порталу в пресс-службе РЭЦ. В онлайн-режим центр перевел большинство своих сервисов, которыми пользуются клиенты РЭЦ — отечественные экспортно ориентированные компании.

Эпидемия коронавируса остановила или видоизменила многие торговые международные маршруты. В марте РЭЦ открыл оперативный штаб для помощи пострадавшим экспортерам. Консультации бизнесу эксперты штаба проводят по электронной почте и телефону, с органами власти организуют видеоконференции.

«Последнее всероссийское онлайн-совещание состоялось 13 апреля, в нем приняли участие представители всех 85 регионов», — рассказали в центре.

Из-за отмены выставок и форумов по всему миру в онлайн-режим перешел даже формат бизнес-миссий для экспортеров. Если раньше организовывали поездку в страну, то сейчас специалисты РЭЦ готовят онлайн-встречи с контрагентами.

Получите, распишитесь! Электронно

Один из наиболее сложных вопросов, связанных с работой в самоизоляции, касается оборота документов в ведомствах и на предприятиях. Право и возможности перехода на электронный документооборот и использование цифровой подписи определены законами.

Но фактически электронные документы оставались в России скорее редкостью, чем нормой. Эксперты говорили о сложностях при регистрации электронных подписей, большом количестве нарушений при их выдаче и использовании, а также о консервативности многих структур, отказывающихся от цифровых документов в пользу бумаг.

Сейчас электронный документооборот «без всякой указки сверху» приблизился к максимальным значениям, говорят в Счетной палате (СП). По словам директора департамента цифровой трансформации СП Михаила Петрова, удаленно подключиться к внутренним системам сегодня могут более 700 сотрудников организации, и свыше 50% из них получили доступ за последние три недели.

«Документооборот Счетной палаты практически полностью переведен в электронный вид с использованием электронной цифровой подписи», — утверждает Петров.

В Российском экспортном центре ежедневно оформляются бумаги для получения экспортерами той или иной государственной поддержки.

«Сегодня вся документация собирается удаленно, коммуникация осуществляется онлайн. Личное присутствие экспортера потребуется только в случае подписания договора об оказании финансовых услуг. РЭЦ рассчитывает, что в скором времени кредитные договоры по экспортным сделкам можно будет заключать с использованием электронной подписи. Соответствующие поправки были подготовлены РЭЦ и внесены в правительство», — говорят в экспортном центре.

В Роскачестве портал «Будущее России. Национальные проекты» заверили, что перешли на электронный документооборот еще до пандемии: «Уже давно практически все процессы автоматизированы, а документы находятся внутри защищенной интеллектуальной системы организации».

Это ведомство перешло на «удаленку» фактически целиком, включая кадровый департамент и финансовый блок.

Как итог — эксперты предрекают миру цифровые перемены, спровоцированные коронавирусом и самоизоляцией. Так, аналитики Boston Consulting Group уверены, что после пандемии в мире произойдет новый всплеск цифровизации, который особенно коснется сферы торговли и услуг.

Росреестр — ведомство, регистрирующее право на недвижимость, — отмечает, что продолжает оказывать все государственные услуги в электронном виде. Часть документов поступает в структуру онлайн, для этого заявителю нужно иметь цифровую подпись.

Если ее нет, документ приходится принимать в бумажном виде и регистрировать в системе. Регистраторы Росреестра продолжают работу и сегодня, рассказали порталу в ведомстве.

Визуальный контакт и психологическая защита

Недавно Счетная палата провела первое заседание коллегии (высший орган Счетной палаты, который утверждает отчеты по проверкам) в формате видеоконференции. Участники встречи видели на экране компьютера не только коллег, но и все материалы и презентации.

Помимо почты и телефона за коммуникацию между сотрудниками в Счетной палате дополнительно отвечают несколько чатов и каналов, видеоресурсы. Многие компании и ведомства проводят тренинги и вебинары, в том числе по психологическому здоровью в период работы на дому.

Для сотрудников Счетной палаты недавно подготовили обучающую лекцию по удаленной работе, а председатель СП Алексей Кудрин систематически проводит прямые линии со своими сотрудниками, где отвечает на вопросы коллектива.

Обращения к коллективу готовит и глава госкорпорации «Росатом» Алексей Лихачев. Его сотрудники работают и в России, и за рубежом — многие предприятия корпорации, имея статус жизнеобеспечивающих, не прекращали свою работу.

Тем не менее сотрудники московского офиса в большинстве своем пока работают на дому. Лихачев в начале апреля говорил, что госкорпорации удалось за несколько дней создать около 3,5 тыс. удаленных рабочих мест с учетом всех требований по защите информации.

В ведомствах, опрошенных порталом, говорят, что в целом переход на домашний формат работы не приводил к неразрешимым рабочим проблемам. Сложности сохраняются только при работе с секретными документами.

В Счетной палате не исключают, что сложившаяся практика станет нормой, будет взята на вооружение госучреждениями и, возможно, приведет к рывку в модернизации системы государственного управления.

Читайте также:

Как в России изменится производительность труда после перехода на «удаленку»

Медведев: «удаленка» меняет баланс прав работодателей и работников

Ученые: сотрудники «на удаленке» работают активнее и дольше, чем их коллеги в офисе