С помощью groupware-сервера работники получают доступ к данным. Сервер предоставляет информацию о контактах, заметках, встречах и задачах, упрощая задачу синхронизации данных между членами рабочей группы. Если какие-либо данные будут изменены, скажем, адрес, то все члены группы сразу же получат доступ к обновлённым данным.